Wie du deinen persönlichen Workflow findest

Eine erstklassige Anleitung wie du deinen persönlichen Workflow findest.

Im Artikel „Was du über deinen Workflow wissen musst, damit es dir nicht wie Ben ergeht „Habe ich dir ja von Ben erzählt, dem Langschläfer und Morgenmuffel?“ Ich habe dir außerdem erzählt, was einen Workflow ausmacht.

Heute möchte ich das Ganze noch ein wenig vertiefen und dir zeigen, wie du deinen persönlichen Workflow finden kannst. Aber Mario, warum soll ich denn meinen Workflow finden? Das ist ja nur mit zusätzlicher Arbeit verbunden und ich komme morgens ganz gut aus dem Bett, bin ja pünktlich auf der Arbeit und ich habe schon das eine oder andere optimiert.

Wirklich? Gut! Aber lass uns doch mal einen Augenblick so tun, als wäre das nicht der Fall. Lass und doch mal gemeinsam schauen, wie und für was du deinen Workflow finden bzw. optimieren kannst.

Um folgende Themen geht es in diesem Artikel:

Legen wir los:

Ich habe doch keine Zeit

Kennst Du die diesen Spruch? Es ist eine typisch reaktive Aussage. Warum? Weil zum einen haben wir alle Zeit und zwar alle die gleiche. Nämlich 24 Stunden pro Tag, 5 Tage die Woche, vier oder fünf Wochen im Monat und so weiter und so weiter. Aber wir nutzen sie nicht alle gleich und das hat unter anderem mit dem persönlichen Workflow zu tun.

Beispiele?

Gerne, ich werde dir mal drei Tätigkeiten zeigen (eine tägliche, eine wöchentliche und eine im Monat), bei denen du mit nur fünf gesparten Minuten so ca. 36 Stunden pro Jahr einsparen kannst.

36 Stunden sind aber nicht die Welt

Denkst Du jetzt. Wirklich? Ich habe mal ein paar Zahlen für dich herausgesucht. Wusstest du zum Beispiel, dass 16-29-jährige im Jahr 2014 ca. 53 Minuten damit verbracht haben um eine interessante Zeitschrift zu lesen.

Oder, dass im Jahr 2011 die Menschen im Schnitt 5,5 Stunden pro Woche mit E-Books lesen verbracht haben?

Kommen wir zurück auf die 36 Stunden, das hieße also du könntest ca. 6 lehrreiche E-Books oder 7 interessante Zeitschriften zusätzlich lesen. Mit 5 Minuten, die du bei einer täglichen, wöchentlichen und monatlichen Tätigkeit einsparst indem du deinen Workflow optimierst. Rechne das mal auf eine Stunde hoch.

Also hier wie versprochen die drei Tätigkeiten:

  1. Deinen PC ein- und ausschalten
  2. Zahlungen anweisen
  3. Steuermeldungen machen

Lass uns mal schauen, was du mit fünf Minuten erreichen kannst.

Den PC ein- und ausschalten

Machst Du das noch? Ich nicht mehr. Ich habe ein Notebook und irgendwann einmal ist mir aufgefallen, wie lange es jedes Mal dauert, wenn ich das Notebook anmache und es hochfahre bis alle Dienste und Programme hochgefahren sind und ich mit dem Arbeiten loslegen kann.

Ich habe die Zeit sogar gestoppt. Es waren so ca. 5 Minuten.

Und hier hast du schon deine ersten 30 Stunden, die du so pro Jahr sparen kannst (5 x 365 = 1825/60 = 30,42).

Und das gleiche gilt für 5 Minuten pro Woche, zum Beispiel mit Zahlungen.

Batch-Zahlungen sind Trumpf

Was um Himmels Willen sind Batch-Zahlungen? Ganz einfach Batch kommt aus dem Bereich Programmierung und bedeutet Stapel. Vielleicht kennst du ja noch die Batch-Dateien.

Das sind Befehle, die in eine Datei geschrieben werden und nacheinander abgearbeitet werden. Und genauso kannst du es mit deinen Zahlungen machen. Anstatt jede einzelne, mehrmals die Woche zu machen, sammelst du sie einfach und führst sie einmal pro Woche durch.

Zeitersparnis? 5 x 52 = 260/60 = 4,33 Stunden pro Monat.

Und was in der Woche geht, geht natürlich auch im Monat.

Einmal im Monat buchen

Ich bin Selbstständig und deshalb muss ich jeden Monat meine Buchungen machen, aber anstatt sie Woche für Woche zu machen, sammele ich alle Belege und mache sie einmal im Monat.

So muss ich mich nur einmal hinsetzen, einmal das Buchhaltungsprogramm starten und einmal buchen.

Ersparnis 5 x 12 = 60/60 = 1 Stunde.

Aber damit ist noch lange nicht Schluss, es gibt noch viel mehr Möglichkeiten im privaten wie im beruflichen Bereich deinen Workflow zu optimieren.

Weitere Beispiel wo und wie du deinen Workflow optimieren kannst

Hast du ein Morgenritual? Gehst du ruhig und entspannt, voller Tatendrang aus dem Haus? Oder bist du gehetzt?

Wie nutzt du den Weg zur Arbeit? Ich fahre beispielsweise mit der Bahn. Ich nutze die Zeit zum Lesen, Korrigieren von Arbeiten oder um Artikel wie diesen zu schreiben.

Ich denke, dass dir diese Beispiele schon genug Stoff zum Nachdenken geliefert haben und du jetzt wissen möchtest, wo genau Du den Hebel ansetzen kannst um deinen persönlichen Workflow zu finden.

Und dabei können dir die folgenden Fragen helfen.

Fragen, die dir helfen können

Nutze einfach die W-Fragen in Bezug auf deine Aktivitäten und Vorgänge, die dir immer wieder begegnen. Also:

  1. Welche Vorgänge oder Termine muss ich immer wieder erledigen?
  2. Was genau muss ich tun?
  3. Wie viele Schritte, wie viele Menschen sind involviert?
  4. Wie lange dauert das?
  5. Kann ich das verkürzen?

Gibt es Techniken, die mir helfen Zeit zu sparen?

Am besten du nimmst dir mal eine Stunde Zeit und setzt dich hin und beantwortest dir diese Fragen schriftlich. So bekommst du dann eine Liste mit der du arbeiten kannst. Aber Achtung, aufpassen, dass du nicht zu viel des Guten machst.

Es gibt Dinge, die du besser nicht optimierst

Es ist natürlich löblich, wenn du dir deinen Workflow anschaust und ihn optimierst. Manchmal kann es aber im Eifer des Gefechts passieren, dass du mit Kanonen auf Spatzen schießt. Es gibt einige Bereiche wo du zurückhaltender sein solltest.

Hier mal drei:

  1. Pausen und Urlaub
  2. Wartung
  3. Ablage

Ablage deiner Dokumente

Ich habe dir ja das Beispiel mit meinen Buchungen gegeben, die ich einmal pro Monat mache. Das heißt aber nicht, dass ich sie, um Zeit zu sparen, einfach irgendwo hinwerfe.

Nein, ich sortiere sie einmal pro Woche und hefte sie ab.

Andernfalls würde ich die gewonnene Zeit ja durch Suchen wieder verlieren.

Wartung und Pflege

Ich habe einen Gebrauchtwagen, der ist schon 15 Jahre alt. Jetzt könnte man ja meinen, da spare ich mir die Zeit für Wartung und Pflege, der macht es ja eh nur bis zum nächsten TÜV und dann hole ich mir einen neuen.

Das sehe ich anders.

Ich versuche in nicht nur einmal über den TÜV zu kriegen, sondern mindestens zwei Mal. Und deshalb lasse ich in regelmäßig warten (Ölwechsel, Bremsen, etc.) Warum? Weil ich sonst wieder viel mehr Zeit investieren müsste um einen neuen Wagen zu finden.

Und genauso wichtig sind die Pausen.

Nicht Zeit, sondern Energie ist es die fehlt

Ist dir das auch schon einmal so gegangen? Du hattest noch unheimlich viel Zeit oder bist früher von der Arbeit weggekommen und wolltest noch so viel erledigen, doch das Einzige, was du noch gemacht hast ist müder auf die Couch gefallen und eingeschlafen.

Es ist wie mit der Batterie im Wagen, wenn du nicht darauf achtest, dass alle Lichter aus sind, ist sie eines Tages leer und springt nicht mehr an. Ok, die Batterie kannst Du überbrücken oder tauschen. Aber Deine Energie?

So, jetzt habe ich dir also gezeigt, wie du deinen persönlichen Workflow findest, indem du schaust, welche Vorgänge sich täglich, wöchentlich oder monatlich optimieren lassen.

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Mario Carla

Mario Carla

Autor bei PRODUCTIVITYMIND und selbstständiger IT-Berater

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Mario ist Autor bei PRODUCTIVITYMIND. Er ist selbstständiger IT-Lernstratege. Nicht die Vermittlung von Wissen, sondern von Fertigkeiten liegt ihm am Herzen. Dazu optimiert er ständig die Lernsysteme, mit denen er arbeitet, und die er vermittelt.

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