Was haben Evernote und ein Einkaufszentrum gemeinsam?

Eine Evernote Anleitung für Einsteiger mit hilfreichen Tipps.

Du erinnerst Dich an Ben? Der aus dem Artikel zum Workflow. Ben hasst Einkaufen. Er hasst es nicht nur, nein er verabscheut es. Wenn er Einkaufen geht, dann versucht er das so schnell wie möglich zu machen.

Umso wenig Zeit wie irgend notwendig zu investieren geht er in ein Einkaufszentrum, wo er alles bekommt. Lebensmittel, Schuhe, Hosen, Jacken und alles, was er für sein tägliches Leben braucht.

Und so ist es mit Evernote und dem Sammeln, Suchen und Finden von Informationen.

Legen wir los:

Mit Evernote arbeiten

Evernote ist ein Werkzeug mit dem du Informationen erfassen, verwalten und nutzen kannst. Das geht los bei handschriftlichen Notizen, geht weiter mit Bildern, Videos, PDFs und Dokumenten. Du kannst aber auch Webseiten oder URLs in Evernote speichern. Evernote ist wie ein zweites Gedächtnis, deshalb hat es ja auch einen Elefanten als Symbol.

Auch, wenn uns unser Gedächtnis immer wieder mal im Stich lässt, bei Evernote ist das nicht so. Was wir einmal in Evernote gespeichert haben finden wir wieder, egal welches Gerät wir dazu verwendet haben.

Ein Programm auf verschiedenen Geräten

Richtig gut wird Evernote aber dadurch, dass es sowohl auf Windows als auch auf dem MAC, dem IPad, dem IPhone und unter Android zur Verfügung steht und die Daten zwischen diesen Geräten synchronisiert werden. Zwar ist Evernote ein sehr mächtiges Werkzeug, aber der Einstieg ist einfach.

Wie schaffe ich den Einstieg?

Zunächst einmal ist es wichtig zu wissen, dass es Evernote in verschiedenen Versionen gibt. Hier mal ein Screenshot von der Evernote-Seite:

Evernote-Angebote

Im Wesentlichen unterscheiden sich die Versionen zum einen dadurch, wie viel Speicherplatz pro Monat man zur Verfügung hat (der Gesamtspeicherplatz ist nicht begrenzt). Außerdem gibt es natürlich zusätzliche Funktionen, wie das Scannen von Visitenkarten oder das Abspeichern von PDFs und Word-Dokumenten.

Um Evernote kennenzulernen reicht sicherlich die Basisversion. Für effektives Arbeiten ist sicherlich die Premium-Version die richtige Wahl. Kleiner Tipp: Telekom-Kunden haben ein Jahr freien Zugang zur Premium-Version.

Hat man sich für die Version entschieden ist der nächste Schritt die Anmeldung bei Evernote.

Danach sollte man mindestens die App für das Smartphone und die Desktop-App für MAC oder Windows herunterladen.

Erst, wenn man Evernote zusammen mit dem Smartphone nutzt entfaltet es seine vollen Möglichkeiten.

Evernote-Android

Im Prinzip könnte man dann schon loslegen. Aber es gibt noch ein paar grundlegende Dinge die wichtig sind.

Evernote arbeitet mit Notizbüchern, Notizen und Schlagwörtern. Standardmäßig wird alles in ein Notizbuch geladen. Es empfiehlt sich aber, dass man zumindest zwei weitere Notizbücher anlegt, eines für die beruflichen Informationen und eines für die privaten.

Außerdem kann jedes Mal, wenn man eine Notiz erstellt ein Schlagwort vergeben, damit es noch leichter wird die Informationen wiederzufinden. Das reicht für den Anfang voll und ganz aus. Weitere Hilfe erhält man mit F1 oder über den Menüpunkt Hilfe (in der Windows-Version). Wo werden nun die Daten gespeichert, die Evernote sammelt?

Wichtiges zum Speicherort der Daten

Evernote ist eine Cloud-Anwendung, die Daten werden also online gespeichert. Da es sich um ein amerikanisches Unternehmen handelt befinden sich die Daten natürlich auf Servern in Amerika. Das sollte jedem klar sein. Es gibt zwar die Möglichkeit unter den Desktop-Apps lokale Notizbücher anzulegen, diese können aber nicht durchsucht werden. So hätte man aber die Möglichkeit Daten nicht online zu speichern, aber sie trotzdem zentral im Zugriff zu haben.

Allerdings müsste man diese dann auch selbst sichern. In der Onlineversion übernimmt das Evernote und außerdem werden die Daten auf alle Geräte synchronisiert auf denen das Programm bzw. die App installiert ist. Das Sammeln und Finden von Informationen sind aber nur ein Teil der Möglichkeiten die Evernote bietet. Ich möchte den Leistungsumfang mal an einigen Beispielen verdeutlichen.

Private Anwendungsmöglichkeiten

Wir haben uns vor einiger Zeit einen neuen Ofen gekauft. Im Gegensatz zu unserem alten hat dieser nicht nur Ober- und Unterhitze, sondern viele weitere Funktionen. Für einen Auflauf muss man etwas Anderes einstellen, als für die Pizza. Leider erklärt sich das nicht von selbst. Klar man liest die Gebrauchsanweisung, aber mal ehrlich wer weiß nach drei, vier oder fünf Monaten noch was jede Funktion so macht.

Klar man will wieder zur Gebrauchsanleitung greifen, aber leider ist sie nicht in der Schublade, in der sie immer liegt. Dank Evernote ist das kein Problem mehr, da man sie ja eingescannt hat. Gleiches gilt für Garantien oder Rechnungen – alles in Evernote gespeichert und schnell wieder auffindbar.

Evernote für Projekte

Evernote-Demoprojekt

 

Natürlich gibt es Werkzeuge wie Trello oder Basecamp, aber die sind zum einen kostenpflichtig und zum Anderen für mehrere Teammitglieder. Für Einzelkämpfer reicht Evernote voll und ganz aus. Für jedes neue Projekt wird ein Notizbuch angelegt, indem dann alle Unterlagen, wie Aufgaben, Angebote, Rechnungen, gesammelt werden.

Aber manchmal ist es ja auch notwendig Daten für andere zur Verfügung zu stellen. Auch hier muss Evernote nicht passen.

Evernote und die Anderen

Sehr häufig gibt es in Projekten Meetings, in denen eine Agenda den Ablauf vereinfachen kann. Auch hier hilft Evernote. Man kann diese erstellen und zur Verfügung stellen, auch wenn die anderen Teilnehmer nicht bei Evernote sind. Der Vorteil ist der, dass die Empfänger immer ein aktuelles Dokument mit der aktuellen Agenda haben.

Evernote kann einem auch dabei helfen seine Kontakte zu verwalten. Bekommt man eine Visitenkarte so kann man sie einscannen und in den Kontakten des Handys speichern lassen. Ist man mit LinkedIn verbunden werden die Kontaktdaten gespeichert und die vorhandenen Daten des Kontaktes aus LinkedIn importiert. Klappt das mal nicht, weil es sich um eine außergewöhnlich gestaltete Visitenkarte handelt, so hat man zumindest ein Foto von der Karte.

Auf der anderen Seite kann man aber Notizbücher freigeben und somit mit Anderen, die ebenfalls mit Evernote arbeiten gemeinsam an Projekten arbeiten.

Evernote auf einen Blick

Um es noch einmal zusammenzufassen mit Evernote kann man Informationen sammeln, finden und mit anderen teilen. Dabei ist es vollkommen gleichgültig, ob es sich um handschriftliche oder gedruckte Dokument, Visitenkarten, Bilder oder PDFs oder Webseiten handelt. Ja selbst Videos kann Evernote verwalten.

Um Evernote kennenzulernen reicht es:

  1. Die Basisversion zu nutzen (Telekom-Kunden können die Premium-Version 1 Jahr kostenlos nutzen)
  2. Sich anzumelden
  3. Die Desktop- und Smartphone-App herunterzuladen
  4. Ein privates und ein berufliches Notizbuch anzulegen.

Tatsächlich ist Evernote wie ein großes Einkaufszentrum. Es ist für jeden etwas dabei und, wenn man möchte braucht man sich nicht um weitere Tools zu kümmern.

Dies war ein erster Überblick zu Evernote. Ich werde noch zwei weitere Artikel schreiben, in denen ich dann weitere Anwendungsfälle, wie Evernote für Wissensarbeiter und das Automatisieren von Arbeiten und Tipps und Tricks im Arbeitsalltag mit Evernote zeigen werde.

Bis zum nächsten Mal,
Mario

Mario Carla

Mario Carla

Autor bei PRODUCTIVITYMIND und selbstständiger IT-Berater

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Mario ist Autor bei PRODUCTIVITYMIND. Er ist selbstständiger IT-Lernstratege. Nicht die Vermittlung von Wissen, sondern von Fertigkeiten liegt ihm am Herzen. Dazu optimiert er ständig die Lernsysteme, mit denen er arbeitet, und die er vermittelt.

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