Mit „Pomodoro“ deine Effektivität verbessern

Eine umfangreiche Anleitung wie du mit ToDoIst einen Pomodoro-Workflow einrichtest.

Im dritten Teil unserer großen ToDoIst-Serie stelle ich dir vor, wie du mit der Pomodoro-Technik deine Effektivität verbesserst und diese in ToDoIst integrierst.

Nachdem du im ersten Teil dieser Serie die grundlegenden Funktionen von ToDoIst kennengelernt hast und im zweiten Teil das strukturierte Erstellen von Aufgaben, lernst du in diesem Artikel:

Legen wir los:

Warum ich persönlich die Pomodoro-Technik verwende

Jeden Tag müssen wir Unmengen von Informationen verarbeiten und Aufgaben bewältigen. Zusätzlich kämpfen die wirklich wichtigen Sachen, die wir erledigen müssen, gegen eine Flut von E-Mails, Anrufen, Meetings, WhatsApp-Nachrichten oder News, die ebenfalls unsere Aufmerksamkeit wollen.

Zur Bewältigung haben wir uns Hilfssysteme wie To-Do-Listen oder Kalender angeeignet, damit wir pünktlich zu Terminen erscheinen oder keine Aufgaben untergehen.

Diese Systeme helfen ohne Frage! Was ich persönlich aber schwierig finde ist, sich an einem arbeitsreichen Tag auf die großen Dinge zu fokussieren, die die größte Konzentration erfordern und den größten Wert haben. Hierzu zählen für mich vor allem

  • lesen
  • schreiben
  • planen und
  • brainstormen.

Mit der Pomodoro-Technik habe ich für mich ein System gefunden, das mir dabei hilft, dieses Problem zu lösen.

Was ist die Pomodoro-Technik ist und wie funktioniert sie?

Die Pomodoro-Technik wurde in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt. Er verwendete damals eine einfache Küchenuhr, die die Form einer Tomate hatte und den Namen für seine Technik lieferte: pomodoro (italienisch für Tomate).

Mit diesem Kurzzeitwecker unterteilte Francesco Cirillo seine Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte, auf die kurze Pausen folgten. Dadurch sollte zum einen ein Mittel gegen Angstblockaden geschaffen werden, da man sich unter Zeitdruck voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrierte. Zum anderen basiert die Methode auf der Idee, dass häufige Pausen die geistliche Beweglichkeit optimieren.

Die Vorgehensweise der Pomodoro-Technik

Zusammengefasst besteht die Pomodoro-Technik aus fünf einfachen Schritten:

  1. Du formulierst deine Aufgabe schriftlich
  2. Du stellst einen Wecker auf 25 Minuten ein
  3. Du bearbeitest die Aufgabe, bis der Wecker klingelt, und hakst sie nach Erledigung ab
  4. Du machst nach diesen 25 Minuten eine kurze fünfminütige Pause
  5. Hast du vier Einheiten gemacht, legst du eine längere Pause ein (15-20 Minuten)

Wichtig ist für mich, dass ich mich in der jeweiligen Pomodoro-Session tatsächlich nicht ablenken lasse.

Merke ich, dass ich innerlich abschweife, notiere ich mir meine Gedanken für später. E-Mails und andere Nachrichten werden in dieser Zeit ignoriert und ebenfalls später abgearbeitet.

Bei Telefonaten muss man je nach Dringlichkeit entscheiden, ob man die Session unterbrechen möchte oder nicht. Ich persönlich lege in meiner Session-Zeit gerne das Telefon außer Reichweite und schalte es lautlos.

Wo wir bei der Planung wären: um wirklich unterbrechungsfrei arbeiten zu können, solltest du in der Planung deiner Sessions mögliche Störungen von vornherein berücksichtigen! Ruft dein Kunde jeden Mittwoch um 15 Uhr an? Dann beginne keine Session um 14.45 Uhr. Hast du um 17 Uhr ein Meeting? Dann beginne deine Session schon um 16.15 Uhr.

Was ebenfalls wichtig ist: du musst heutzutage keine Eieruhr mehr verwenden, um die Pomodoro-Technik nutzen zu können. Es gibt Unmengen an Apps, sowohl für Web als auch Smartphone, die alle notwendigen Funktionen in einem schönen Interface bieten.

Zu meinen Lieblingstools komme ich im übernächsten Abschnitt! Zuerst möchte ich dir aber vorstellen, wie du die Pomodoro-Technik sinnvoll mit ToDoIst verknüpfen kannst.

Die Integration der Pomodoro-Technik in ToDoIst

Die zentralen Werkzeuge, mit denen ich die Pomodoro-Technik in ToDoIst umsetze, sind Etiketten und Filter.

Etiketten

Wie bereits im ersten Artikel dieser Serie geschrieben, funktionieren Etiketten wie Tags, mit denen Aufgaben kategorisiert werden können.

Nicht jede Aufgabe, die ich in ToDoIst anlege, möchte ich mit der Pomodoro-Technik abarbeiten, aber jede Aufgabe bekommt ihr Etiketten. Das wichtigste Etikett, um alle Pomodoro-Aufgaben zu kategorisieren ist folglich das Etikett @pomodoro.

Zusätzlich gehe ich davon aus, dass nicht jede Aufgabe exakt 25 Minuten dauert und habe für mich persönlich kein Problem damit, wenn ich in einer Session mehrere Pomodoro-Aufgaben abarbeite oder eine Aufgabe über mehrere Sessions aufteile.

Aus diesem Grund verwende ich folgende Etiketten, um Aufgaben zeitlich zu verordnen:

  • @5min
  • @15min
  • @25min
  • @1std
  • @2std

Die Zeitkalkulation von 2 Stunden ist an dieser Stelle zugegebenermaßen schon sehr lang. Diesen Zeitstempel verwende ich fast ausschließlich in meiner groben Aufgabenplanung und versuche anschließend die große Aufgabe in kleinere Zwischenschritte zu unterteilen.

ToDoIst-Pomodoro_1

Es lässt sich hier bereits schon schön erkennen, dass es nur vier Aufgaben gibt, die das Etikett pomodoro tragen, die Zeit-Etiketten aber wesentlich mehr Aufgaben beinhalten. Ebenso ist es, wenn man die Aufgaben innerhalb eines Projektes betrachtet oder die Übersicht anzeigen lässt, welche Aufgaben beispielweise mit 5min etikettiert wurden.

ToDoIst-Pomodoro_2

ToDoIst-Pomodoro_4

Da man mit diesen Übersichten aber nicht wirklich effektiv arbeiten kann, benutze ich für meinen Workflow an dieser Stelle individuell angelegte Filter.

Filter

Filter sind ein sehr nützliches Werkzeug, um sinnvolle Abfragen in ToDoIst durchzuführen. Neben ein paar vorgefertigten Filtern bietet ToDoIst ebenfalls die Möglichkeit, dass man individuelle Filter erstellt. Wie man das macht, wird dir hier gut erklärt!

Ich habe für mich persönlich zwei Filter erstellt:

  • Welche Aufgaben haben das Etikett pomodoro und dauern 5 Minuten?
  • Welche Aufgaben haben das Etikett pomodoro und dauern 25 Minuten?

Den 25-Minuten-Filter wende ich an, wenn ich meine nächste Pomodoro-Session plane. Hier wähle ich zuerst die Aufgaben aus, die eine hohe Priorität haben. Und unterscheide zusätzlich noch einmal nach Fälligkeit der Aufgabe.

Den 5-Minuten-Filter wende ich an, um mehrere Aufgaben in einer Session zu bündeln. Die Auswahl geschieht ebenfalls anhand von Priorität und Fälligkeitsdatum. Zusätzlich ist dieser Filter aber ebenfalls nützlich, wenn man mit einer anderen Pomodoro-Aufgabe schon vor Ablauf der 25 Minuten fertig wird. Dann genügt ein kurzer Blick in diesen Filter, um die restlichen 5 oder 10 Minuten effektiv zu nutzen.

ToDoIst-Pomodoro_5

Welche nützlichen Tools dich in deinem Workflow unterstützen

Wie bereits gesagt musst du dir nicht zwangsläufig eine Küchenuhr zulegen, um die Pomodoro-Technik umsetzen zu können.

Ein Blick in den Google Play Store reicht aus, um zu sehen, dass es mittlerweile eine Vielzahl an Apps für Android-Geräte gibt. Der App Store für iPhone und iPad liefert ähnliche Ergebnisse.

ToDoIst-Pomodoro_6

Was alle Apps letztendlich gemeinsam haben, sind folgende Features:

  • Aufgaben können angelegt werden
  • Session-Zeiten und Pausen sind frei wählbar, aber auf Pomodoro voreingestellt
  • Statistiken sind in nahezu allen Apps verfügbar

Hier muss jeder frei für sich entscheiden, welches Interface einem am meisten liegt und mit welcher App man persönlich am besten zurechtkommt.

Ich persönlich habe bis vor kurzem die App ClearFocus: Productivity Timer verwendet.

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Es gibt aber ein paar gute Gründe, weshalb ich vom Benutzen meines Smartphones während meiner Pomodoro-Sessions abgekommen bin:

  1. Ich lege gerne mein Telefon außer Reichweite, um nicht durch Anrufe gestört zu werden
  2. Apps und ToDoIst lassen sich nur umständlich durch Zapier oder IFTTT miteinander verknüpfen, was aber auch nicht bei allen Apps funktioniert
  3. Ich habe DAS perfekte Tool für mich gefunden, das es aber (noch) nicht als App gibt

Und dieses perfekte Tool möchte ich dir jetzt natürlich noch kurz vorstellen.

Das Tool meiner Wahl: Pomodone

Durch einen tollen Tipp (danke noch mal, Rico!) bin ich vor kurzem auf Pomodone gestoßen und musste nicht lange überlegen, ob ich dieses Tool zu meinem Hauptwerkzeug in Bezug auf die Pomodoro-Technik mache.

ToDoIst-Pomodoro_10

Pomodone hat als einen Nachteil noch keine Android- oder iPhone-App, was aus den oben genannten Gründen aber nicht tragisch, sondern eher positiv ist. Es bietet aber eine Menge an Vorteilen. Und der Größte ist natürlich: die automatische Integration mit anderen Diensten.

So kann man Pomodone unter anderem mit folgenden Diensten verbinden:

  • ToDoIst
  • Evernote
  • Trello
  • asana
  • Wunderlist
  • Basecamp
  • und noch einige, einige mehr

Zusätzlich ist Pomodone für eine Vielzahl an Endgeräten verfügbar.

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Zuerst musst du Pomodone mit dem Dienst der Wahl verbinden (in diesem Fall natürlich ToDoIst). In der kostenlosen Version sind bis zu drei Integrationen möglich, was für meine Zwecke voll und ganz ausreicht.

Hast du Pomodone und ToDoist miteinander verbunden, kannst du einzelne Projekte auswählen und bekommst die entsprechenden Aufgaben angezeigt.

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Was hier ebenfalls mehr als praktisch ist: die Synchronisation läuft in beide Richtungen, d.h. du kannst nach Abschluss einer Aufgabe die Aufgabe direkt in Pomodone abhaken. Oder eine neue Aufgabe erstellen, die dann in ToDoIst zurückgespielt wird.

Wählst du dann eine Aufgabe aus, kannst du hier verschiedene Zeiten für die Erledigung der Aufgabe wählen. Voreingestellt sind 5 Minuten, 15 Minuten und 25 Minuten, was perfekt meiner Etikettierung in ToDoIst entspricht. Du kannst die Zeiten natürlich aber auch in den Einstellungen ändern auf deinen Workflow anpassen.

Vor Start des Timers kannst du entscheiden, ob du nach der Aufgabe eine Pause machen möchtest oder nicht. Da die Pomodoro-Technik nur alle 25 Minuten eine kurze Pause vorsieht und nach vier Sessions eine längere, musst du den Haken bei Auto-Break entsprechend entfernen, wenn du dich gerade um 5-Minuten-Aufgaben kümmerst.

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Ist die eingestellte Zeit abgelaufen, startet automatisch die Pause und erinnert dich per Ton und Benachrichtigung daran, dass deine Session abgelaufen ist.

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Ist die Pause vorbei, kannst du die Aufgabe entweder abschließen, in ein neues Board verschieben (was bei Trello Sinn machen würde, aber bei ToDoIst nicht) oder den Zyklus noch einmal starten (was bei längeren Aufgaben Sinn macht).

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Alles in allem bin ich mit Pomodone wirklich sehr zufrieden! Das Einzige, was ich mir zurzeit wünschen würde, ist die Auswahl von Aufgaben nach Etiketten. So könnte man alle Aufgaben importieren, die mit pomodoro gekennzeichnet sind. Ich bin mir aber sehr sicher, dass diese Funktion in naher Zukunft zur Verfügung stehen wird 🙂

Nun zu dir!

Nutzt du die Pomodoro-Technik bereits? Wie sind deine Erfahrungen damit? Und hast du die Pomodoro-Technik schon zusammen mit ToDoIst verwendet?

Ich freue mich auf jeden Fall auf deine Nachricht in den Kommentaren!

Liebe Grüße und bis nächste Woche,
Fabian

Fabian Arndt

Fabian Arndt

Autor bei PRODUCTIVITMIND und Gründer von local101

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Fabian ist Autor für PRODUCTIVITYMIND. Neben seiner Arbeit an PRODUCTIVITYMIND ist Fabian Geschäftsführer einer Werbeagentur für lokales Marketing und unterstützt zahlreiche Firmen und Projekte mit seiner Fachkenntnis.

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