ToDoIst – Schritt für Schritt zur Produktivität

Eine begeisternde Anleitung wie du effektiv ToDoIst für deine Produktivität nutzt

To-Do-Listen gibt es wie Sand am Meer: ToDoIst, Wunderlist, Clear, Toodledo und ToDo, um nur ein paar Beispiele zu nennen.
Ich war lange auf der Suche nach einer für mich perfekten, schlanken To-Do-Liste. Folgende Kriterien sollten unbedingt erfüllt werden:

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Organisation in Projekten

N

Automatisierte Erinnerungen für Aufgaben

N

Wiederkehrende Aufgaben / Termine

N

Synchronisation über verschiedene Endgeräte

N

Intuitive, einfache Bedienung

Nachdem ich alle oben genannten To-Do-Apps auf Herz und Nieren geprüft hatte, wurde schnell klar, dass einzig und allein ToDoIst alle Voraussetzungen erfüllt.

ToDoIst – zur Verfügung stehende Funktionen

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ToDoIst bietet eine ganze Fülle an Funktionen, die ich persönlich nicht missen möchte. Am wichtigsten hierbei ist mir die einfache Organisation von Aufgaben in Projekten, ein leichtes Erfassen von Aufgaben mit Erinnerungen und Benachrichtigungen sowie die Synchronisation über verschiedene Endgeräte.

Die einzelnen Funktionen stelle ich euch jetzt kurz vor:

Unteraufgaben

Es macht recht wenig Sinn, wenn man große Aufgaben erfasst, ohne diese in handhabbare Teilaufgaben zu zerlegen. Möchte ich beispielsweise ein Buch schreiben, könnte ich natürlich nur diese Aufgabe erfassen. Aber an welcher Stelle soll ich dann anfangen?

Es ist zielgerichteter, wenn ich die Aufgabe „Buch schreiben“ in mehrere Aufgaben unterteile:
• Recherche zum Thema XY betreiben
• Gliederung schreiben
• Einleitung schreiben
• Kapitel 1 grob skizzieren
• Kapitel 2 grob skizzieren
• Kapitel 1 finalisieren
• Kapitel 2 finalisieren
• Korrektur lesen lassen
• Korrekturen einarbeiten
• Cover entwerfen
• Beschreibung für Amazon schreiben
• Buch in .mobi-Format umwandeln
• Buch bei Amazon einstellen

Dies lässt sich mit konkreten Deadlines sehr einfach und übersichtlich mit ToDoIst umsetzen:

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Unterprojekte

Kaum jemand arbeitet zeitgleich an nur einem Projekt. Um Aufgaben übersichtlich und strukturiert auszuarbeiten, empfiehlt es sich, wenn man seine Aufgaben in Unterprojekten organisiert.

Ich persönlich habe zwei große Projekte:
1. Beruflich
2. Privat

Diese habe ich wiederum in verschiedenen Teilbereiche bzw. Unterprojekte untergliedert:

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Für mich als Selbständiger mit verschiedenen Projekten macht diese Unterteilung sehr viel Sinn. Aber auch ein Angestellter, der beispielsweise als Marketing Manager arbeitet, könnte seine verschiedenen zu bespielenden Kanäle als Unterprojekte organisieren:
• Fima XY
o SEO
o Google AdWords
o Webanalyse
o Preisvergleiche
o Affiliate Marketing

An dieser Stelle sei aber dennoch darauf hingewiesen, dass man die Menge an Projekten schmal halten sollte, um den Einpflege-Aufwand gering zu halten und Übersichtlichkeit zu gewähren. Genau für diesen Zweck stellt ToDoIst eine sehr gute Filterfunktion und das Kategorisieren nach Etiketten zur Verfügung.

Synchronisation von Daten in Echtzeit

Ein absolutes Plus von ToDoIst ist die Verfügbarkeit für fast alle verfügbaren Plattformen. ToDoIst steht zurzeit folgenden Plattformen zur Verfügung:
• Web
• Android Handy
• Android Tablet
• Android Wear
• iPhone
• iPad
• Apple Watch
• Windows
• OS X
• Chrome
• Firefox
• Outlook
• Gmail
Wie ihr anhand der oberen Liste sehen könnt, bedient ToDoIst die beiden prominentesten Betriebssysteme, bietet Add-Ons für die gängigsten Browser (bis auf Safari) und Email-Programme und ist auf mobilen Endgeräten nutzbar.

Denn eines ist in der heutigen, mobilen Zeit unerlässlich: eine sichergestellte, schnelle Synchronisation über sämtliche Plattformen hinweg. dadurch habe ich – egal ob als App, online oder native App auf meinem Rechner – sämtliche Aufgaben jederzeit zur Verfügung, egal wo ich mich befinde.

Erinnerungen

Jeder kennst es: manche Aufgaben sind an konkrete Zeiten gebunden, andere dagegen nicht. ToDoIst bietet die Möglichkeit, einzelnen Aufgaben konkrete Zeiten zuzuweisen. Dies stellt aber kein MUSS dar, was ich sehr positiv für die flexible Aufgabenerfassung empfinde.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie man seine Erinnerungen erhält:
• per Email
• per Push-Benachrichtigung
• per SMS-Benachrichtigung

Es lassen sich ebenfalls verschiedene Deadlines von 0 Minuten davor bis 2 Stunden vorher einstellen. Oder eben auch keine. Auch hier ist wieder einmal volle Individualisierung entsprechend des eigenen Workflows gegeben.

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Intuitive Erfassung von Aufgaben

Es gibt meiner Erfahrung nach keine To-Do-App, mit der sich Aufgaben so intuitiv erstellen lassen wie mit ToDoIst.

ToDoIst bietet übergeordnet zwei Herangehensweisen, um Aufgaben einzutragen:
1. Textuell
2. Menschliche Daten
3. Normale Daten
4. Wiederkehrende Termine

Textuell können Daten von Feld zu Feld eingeben werden, wie man es von anderen To-Do-Apps für gewöhnlich kennt. Klickt man im Interface beispielsweise auf „Fälligkeitsdatum“ öffnet sich ein Kalender, indem man das Datum der Deadline auswählen kann. Sämtliche Felder wie Etiketten oder Prioritäten lassen sich ebenfalls einzeln ansteuern und auswählen.

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Menschliche Daten sind Daten, an denen statt Nummern Worte verwendet werden. Die Eingabe von heute um 10 wird von ToDoIst als 02.05.2016 um 10 Uhr verstanden.

Normale Daten werden ebenfalls unterstützt. So versteht ToDoIst 2/5 beispielsweise als 02.05.2016. +5 versteht ToDoIst als 5 Tage von heute: 07.05.2016.

Wiederkehrende Termine folgen einer ähnlichen Syntax wie Menschliche Daten. Grundsätzlich lassen sich hier die Begriffe jeden und alle unterscheiden: jeden Freitag ordnet die Aufgabe jedem kommenden Freitag zu; alle 3 Tage ab kommenden Montag taktet die Aufgabe jedem drittem Tag ab kommenden Montag zu.

Da die Eingabe der Daten ein großes Feld ist, werden wir uns im nächsten Artikel ausführlich mit dem Erfassen von Aufgaben beschäftigen!

Verschiedene Prioritäten

ToDoist bietet vier verschiedene Prioritäten an. p1, p2, p3 und p4. An dieser Stelle ist es natürlich jedem frei überlassen, wie er diese Prioritäten belegt.

Da ich ein sehr großer Freund von David Allen’s „Getting Things Done“*-Methode bin, habe ich bei mir persönlich folgende Belegung der Prioritäten etabliert:

• p1 > muss heute erledigt werden
• p2 > muss diese Woche erledigt werden
• p3 > sollte diese Woche, kann aber auch nächste Woche erledigt werden
• p4 > sollte irgendwann erledigt werden

Idealerweise sollte dann die Woche mit einem Durchgehen der Listen starten (von p4 zu p1), um zu schauen, ob sich Prioritäten geändert haben.

An jedem neuen Tag sollte dann p2 als erstes angesehen werden, ob sich dort etwas geändert hat. Und das eventuell relevanten neuen Aufgaben entsprechend im Tagesplan eintakten.

Und dann einfach abarbeiten! Ist p1 leer, nochmal p2 anschauen. Manchmal wird dann auch p2 leer. Und wenn dann noch Zeit ist, geht`s weiter zu p3. Außer man will früher Feierabend machen 😉

Da die GTD-Methode ein sehr mächtiges Werkzeug ist, werden wir uns im dritten Teil dieser Serie intensiv mit ToDoIst und GTD beschäftigen!

Etiketten und Filter

Wie beim Punkt „Unterprojekte“ schon erwähnt, sind Etiketten und Filter wesentliche und wichtige Bestandteile von ToDoIst.

Etiketten funktionieren wie Tags, wodurch Zusammenhänge zwischen Aufgaben auch projektübergreifend entstehen. Man kann beispielsweise sämtliche Aufgaben, die Zuhause abgearbeitet werden sollen, mit der Etikette @home versehen werden. Ruft man diese Etikette auf, werden alle Aufgaben mit diesem Tag angezeigt.

Etiketten lassen sich ebenfalls vorzüglich für die Pomodoro-Taktik verwenden, der wir uns im vierten Teil dieser Serie widmen!

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Filter hingegen ermöglichen auf verschiedenste Art und Weise das Finden und Gruppieren von verschiedenen Aufgaben. Da Filter gespeichert werden können, macht es sehr viel Sinn, sich vorher darüber klar zu werden, welche Abfragen man dauerhaft benötigt. Standardmäßig ist der Filter „überfällig, today“ ausgewählt, was alle überfälligen Aufgaben betrifft sowie diejenigen, die am heutigen Tag anstehen.

Auf die Verwendung von Filtern werden wir im nächsten Teil dieser Serie weiter eingehen!

Teilen und Zusammenarbeiten

Nutzen andere Teammitglieder (sei es Familie, privat oder im beruflich) ebenfalls ToDoIst, können Aufgaben diesen Teammitgliedern zugewiesen werden. Aufgaben lassen sich ebenfalls zusammen bearbeiten, wofür die weiteren Funktionen „Benachrichtigungen“ und „Kommentare“ sehr hilfreich sind.

Benachrichtigungen

Durch Benachrichtigungen kann man die Zusammenarbeit im Team sehr gut kontrollieren. Es kann frei ausgewählt werden, ob man Benachrichtigungen per Email oder per Push-Benachrichtigung erhält. Die genauen Einstellmöglichkeiten sind dem folgenden Screenshot zu entnehmen:

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Kommentare

Kommentare innerhalb von einzelnen Aufgaben sind immens hilfreich, wenn man zum einen im Team zusammenarbeitet oder zum anderen sich für einzelne Aufgaben Notizen und/oder Dokumente hinterlegen möchte. Neben Anhängen, Text und Reaktionen lassen sich ebenfalls Sprachnachrichten hinterlegen.

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Visualisierung der Produktivität

Ein sehr schönes Tool zur Motivation sind die sogenannten „Karma-Punkte“. Eher als Gimmick gedacht, eignet sich der Karma-Bereich zur Überwachung von zuvor festgelegten Zielen. So kann festgelegt werden, wie viele Aufgaben man mindestens täglich erfüllen möchte und wie hoch der Wochenschnitt sein muss. ToDoIst zeigt dies dann in verschiedenen grafischen Charts an.

ToDoIst Karma ordnet einen ebenfalls automatisch in verschiedene Karma-Stufen ein. Ein Feature, was mich unheimlich motiviert, denn wer will denn nicht die höchste Stufe der persönlichen Entwicklung erreichen 😉

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Fabian Arndt

Fabian Arndt

Autor bei PRODUCTIVITMIND und Gründer von local101

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Fabian ist Autor für PRODUCTIVITYMIND. Neben seiner Arbeit an PRODUCTIVITYMIND ist Fabian Geschäftsführer einer Werbeagentur für lokales Marketing und unterstützt zahlreiche Firmen und Projekte mit seiner Fachkenntnis.

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