ToDoIst – Das strukturierte Erstellen von Aufgaben

Eine begeisternde Anleitung wie du effektiv ToDoIst für deine Produktivität nutzt.

Im ersten Teil unserer Artikelserie zu ToDoIst haben wir uns ausführlich mit den einzelnen Funktionen von ToDoIst beschäftigt, die grundlegend zur Verfügung stehen.

Im zweiten Teil unserer großen ToDoIst-Serie geht es tief ins Detail! Ich werde dir zeigen:

Legen wir los:

Aufgaben

Fast überflüssig zu erwähnen, aber für eine To-Do-App stehen natürlich Aufgaben und deren Erfassung im absoluten Vordergrund. Einige der Hauptgründe, weshalb ich ToDoIst für meine Aufgabenverwaltung verwende, sind die Fülle an Funktionen, die saubere und schlichte Oberfläche und vor allem die leichte und schnelle Erfassung von Aufgaben.

Im ersten Teil unserer Artikelserie haben wir bereits über die Organisation und Hierarchie von Aufgaben in Projekten gesprochen. Entsprechend wichtig ist es aber auch, ein einheitliches System bei der Erfassung von Aufgaben zu verwenden. Bevor man eine Aufgabe anlegt, sollte man sich über zwei Dinge im Klaren sein:

  1. Die Priorität einer Aufgabe: wie wichtig und dringlich ist sie?
  2. Die Fälligkeit einer Aufgabe: bis wann muss die Aufgabe erledigt sein?

Im Folgenden stelle ich dir die verschiedenen Möglichkeiten vor, die ToDoIst für Aufgaben bietet.

Wichtig ist aber vorab: alle Funktionen werden aus einem guten Grund angeboten – um euch das Leben zu erleichtern! Beschäftigt euch deshalb zumindest einmal intensiv mit den verfügbaren Funktionen und findet die für euch heraus, die euch auch wirklich weiterbringen.

Erfassung von Aufgaben

ToDoIst ist in der Lage, verschiedene Eingabearten zu verstehen. So lassen sich, wie bereits im letzten Artikel geschrieben, vier verschiedene Herangehensweisen unterscheiden, um Aufgaben anzulegen:

  1. Textuell
  2. Menschliche Daten
  3. Normale Daten
  4. Wiederkehrende Termine

ToDoIst interpretiert darüber hinaus einige Tastaturkürzel und Formatierungen, die ein sehr schnelles Erfassen von Aufgaben ermöglichen. Eine Übersicht über Tastaturkürzel und Eingabehilfen findet ihr hier!

Ich persönlich verwende als Mac-User diese Eingabehilfen:

  • q = schnelles Erfassen von Aufgaben – öffnet die Eingabemaske
  • p1, p2, p3 oder p4 = Priorisierung von Aufgaben
  • @ = schnelle Auswahl von Etiketten
  • Shortcuts zur Eingabe von Daten und Uhrzeiten
  • !!text!! = fett geschriebener Text
  • _text_ = kursiv geschriebener Text

Lediglich die Auswahl des entsprechenden Projektes muss anschließend manuell erfolgen und kann leider noch nicht per Eingabehilfe angesteuert werden.

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Aufgabenerfassung vor Auswahl der Etikette

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Aufgabenerfassung nach Auswahl der Etikette und des Projektes

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Darstellung der erfassten Aufgabe in ToDoIst

Änderungen von Aufgaben

Aufgaben lassen sich auf verschiedenen Wegen ändern. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. aus der Aufgabenübersicht heraus
  2. innerhalb einer Aufgabe

Die zur Verfügung stehenden Optionen unterscheiden sich hierbei nur marginal. Kann man innerhalb einer Aufgabe zum Beispiel die Aufgabe nicht löschen, lässt sie sich dennoch mit Klick auf den Kreis links neben der Aufgabenbezeichnung abschließen.

Änderung aus der Übersicht heraus

Änderung aus der Übersicht heraus

Änderung innerhalb einer Aufgabe

Änderung innerhalb einer Aufgabe

Kommentare

Kommentare sind äußerst hilfreich, wenn man noch mit der Recherche zu einer Aufgabe beschäftigt ist, bereits vorhandenes Material der Aufgabe zuweisen möchte oder mit anderen Projektteilnehmern gemeinsam an einer Aufgabe arbeitet.

Die Kommentarfunktion erreicht man, indem man über eine Aufgabe fährt und das dann auftauchende Dialog-Symbol rechts der Aufgabenbeschreibung anklickt:

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Grundsätzlich kann auf vier Wegen kommentiert werden:

1. Reiner Text

Für das Kommentieren mit reinem Text steht einem ein einfaches Eingabefenster zur Verfügung. Ich nutze diesen Bereich fast ausschließlich in der Kommunikation mit anderen Mitarbeitern, um bspw. aktuelle Stände bekannt zu geben.

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2. Upload von Dateien

Möchte man Dateien mit einer Aufgabe verknüpfen, stehen einem drei Möglichkeiten zur Verfügung:

  1. Upload vom eigenen Computer
  2. Upload via Dropbox
  3. Upload via Google Drive

Wählt man den Upload von Dateien über seine Dropbox oder seinen Google Drive Account, muss der Zugriff auf den entsprechenden externen Dienst zuvor noch kurz autorisiert werden und hat dann Zugriff auf sämtliche in der Cloud hinterlegte Dateien.

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3. Sprachnachrichten

Die Möglichkeit Sprachnachrichten aufzunehmen bietet sich vor allem für unterwegs an, zum verbalen Brainstorming oder wenn man nicht agenügend Zeit zum Schreiben hat.

Euer Betriebssystem muss dafür aber zwingend die HTML5-Audio-Aufzeichnung unterstützen.

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4. Emoticons

Für schnelle Reaktionen gibt es die Möglichkeit Emoticons zu verwenden. Leider gibt es zurzeit nur eine eingeschränkte Auswahl an Emoticons, die von ihrer Bandbreite her aber trotzdem ausreichend sind, um die gewünschten Emotionen als Feedback zu transportieren.

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Erinnerungen

Erinnerungen sind für mich persönlich ein nicht mehr wegzudenkendes Feature. ToDoIst hat Erinnerungen so perfektioniert, dass ich mich nach einigen Tests mittlerweile zu 100% auf das Auslösen der Erinnerungsfunktion verlasse.

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Erinnerungen lassen sich wie Änderungen von Aufgaben auf zwei verschiedenen Wegen aktivieren:

  1. aus der Aufgabenübersicht heraus
  2. innerhalb einer Aufgabe

Hat man den Punkt „Erinnerungen“ ausgewählt, stehen einem drei Arten von Erinnerungsmöglichkeiten zur Verfügung:

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1. Datum und Zeit

Über diese Funktion kann genau gesteuert werden, zu welchem Zeitpunkt man eine Erinnerung erhält.

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Ich nutze diese Funktion, um mir ein Startsignal zu geben, dass ich die entsprechende Aufgabe jetzt eintakten muss, um mein gesetztes Fälligkeitsdatum zu schaffen. Je nach Größe der Aufgabe variiert hier natürlich die Zeit.

2. Vor der Aufgabe

„Vor der Aufgabe“ gibt euch die Möglichkeit, einen zeitlichen Rahmen zu definieren, in dem ihr – wie der Name schon sagt – vor der Aufgabe an eben diese Aufgabe erinnert werdet.

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Diese Funktion ist für mich vor Terminen bspw. unerlässlich. Habe ich einen Telefontermin, lasse ich mich 30 Minuten vor dem Telefonat daran erinnern. Habe ich einen Kundentermin, stelle ich die Zeit so ein, dass ich mich abhängig von der Fahrtzeit zum Kunden eine Stunde davor erinnern lasse.

3. Standort

Die Erinnerung nach Standort ist für mich eines der innovativsten Features von ToDoIst!

Ihr habt die Möglichkeit eine fixe Adresse zu hinterlegen und diese an eine Aufgabe zu koppeln. Seid ihr in der Nähe dieses Standortes, bekommt ihr automatisch eine Erinnerung an die Aufgaben, die an diesem Standort erledigt werden müssen.

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Ich nutze diese Funktion nahezu fast ausschließlich im privaten Bereich. So erstelle ich mir mittlerweile meine Einkaufslisten nach Supermärkten, da Leipzig relativ dezentral ist und ich (außer in der Innenstadt) nicht überall das bekomme, was ich brauche.

Ich habe zum Beispiel eine Einkaufsliste für Drogerieartikel, die ich bei Rossmann bekomme. Komme ich in die Nähe von Rossmann, erhalte ich automatisch eine Erinnerung an die Besorgungen, die ich bei Rossmann holen muss. Ähnliches mache ich mit anderen Supermärkten, Post oder auch Buchhandlungen.

Es wäre aber zum Beispiel auch möglich, dass ihr Erinnerungen für Aufgaben erhaltet, die im Büro, zuhause, im Kindergarten oder bei der Tankstelle eures Vertrauens anfallen.

Aufgabenaktionen

Es hat leider einige Zeit gedauert, bis ich mir über die Nützlichkeit der sogenannten Aufgabenaktionen klar geworden bin und sie in meinen Arbeitsablauf integriert habe.

Da dieser Bereich relativ versteckt ist, freue mich sehr, ihn euch kurz vorstellen zu können! Zuerst: ihr erreicht die Aufgabenaktionen, in dem ihr in ein konkretes Projekt oder Unterprojekt geht und dort auf das Handwerker-Symbol klickt:

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Die zur Verfügung stehenden Aktionen für Aufgaben lassen sich in drei Bereiche unterteilen:

  1. Sortierung
  2. Vorlagen
  3. Aufgaben per E-Mail senden

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1. Sortierung

Aufgaben lassen sich wie folgt sortieren:

  1. nach Datum
  2. nach Prioritäten
  3. nach Name der Aufgabe
  4. nach verantwortlicher Person

Standardmäßig sind Aufgaben nach Datum sortiert. Dies ist auch die Sortierung, die ich am nützlichsten finde. Da ich meine Aufgaben nach der „Getting Things Done“-Methode in meinen Workflow einbringe, Ende der Woche meinen Wochenplan erstelle und jeden Abend den Tagesplan für den nächsten Tag ist die zeitliche Verordnung für mich wichtiger als alphabetische Sortierung oder Priorität.

Die Sortierung nach Prioritäten nutze ich, wenn ich an die Planung der kommenden Woche gehe. Hierzu werde ich in der kommenden Woche noch einen eigenständigen Artikel schreiben!

Sortierung nach Name der Aufgabe habe ich am Anfang als nahezu sinnlos empfunden. Mittlerweile habe ich aber meine eigene Metrik in der Aufgabenbeschreibung gefunden, die diese Funktion sinnvoller macht. So beginnen alle Terminaufgaben in der Aufgabenbeschreibung mit „Termin: [NAME]“, alle Telefongespräche mit „Telko: [NAME]“. So kann ich mir auf einen Blick anzeigen lassen, welche Telefongespräche oder Termine in der nächsten Zeit bevorstehen.

Arbeitet ihr mit mehreren Leuten zusammen, ist die Sortierung nach verantwortlicher Person für eine Aufgabe unerlässlich. Früher habe ich jedem Mitarbeiter ein eigenes Etikett gegeben, um keine delegierte Aufgabe aus den Augen zu verlieren. Das ist dadurch aber mittlerweile hinfällig.

2. Vorlagen

Es gibt Projekte, die einem immer gleichen oder zumindest sehr ähnlichen Ablauf folgen.

Schreibe ich ein Buch, so habe ich zuerst immer die Recherche, die Gliederung, den Grobentwurf, das Finalisieren der einzelnen Kapitel und anschließende Bewerbung vorzunehmen, ganz gleich, wie das Thema des Buches auch ist.

Ähnliches gilt für Redationspläne im Social Media Bereich, Webseiten Audits, das Erstellen von Google AdWords Kampagnen. Aber auch im privaten Bereich lassen sich Vorlagen wunderbar nutzen. Als Stichworte möchte ich an dieser Stelle nur Einkaufslisten oder feste Tagesabläufe in den Raum werfen.

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Leider sind die Möglichkeiten für Vorlagen in meinen Augen noch nicht ganz ausgereizt und haben definitiv Verbesserungspotential:

Vorlagen lassen sich zurzeit nur als CSV-Datei im- und exportieren. Für jemanden ohne großartige Office-Skills eigentlich schon nicht mehr nutzbar. Es wäre auch wünschenswert, wenn sich Aufgaben samt Unteraufgaben einfach duplizieren lassen. Das ist momentan aber nur über den Umweg von Vorlagen zu lösen. Einen ToDoIst-Template-Builder gibt es aber bereits! Ihr findet ihn hier.

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Wenn der Punkt „Vorlagen“ noch weiter ausgebaut wird, kann diese Funktion sehr gut und nützlich werden! Da es möglich ist, dass man einmal erstellte Vorlagen teilt, kann sich eine Community bilden, die sich, ähnlich wie bei Berichten in Google Analytics, die nützlichsten Vorlagen hin- und herschiebt. Der Anfang ist mit der Seite Todotemplates.com auf jeden Fall geschaffen! Stöbert einfach mal in den Vorlagen von Todotemplates.com.

3. Aufgaben per E-Mail senden

Als letzten Punkt möchte ich noch einmal kurz auf das Versenden von Aufgaben per E-Mail eingehen.

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Das Erstellen von Aufgaben per E-Mail über ToDoIst funktioniert auf Projektebene. D.h. jedes Projekt erhält eine eigenständige E-Mail-Adresse. Sendet man etwas an diese Adresse, wird es von ToDoIst automatisch als Aufgabe erfasst.

Wie die Aufgabe erfasst wird, lässt sich über zwei Dinge steuern:

  1. über den Betreff
  2. über den Inhalt der Nachricht

Der Betreff kann so formuliert werden, dass die Aufgabe automatisch korrekt erfasst wird. So lassen sich über den Betreff Etiketten, Datum und Uhrzeit und Prioritäten festlegen.

Der Inhalt der Nachricht wird als Kommentar gespeichert. Man muss also eine E-Mail nur an die entsprechende E-Mail-Adresse weiterleiten, den Betreff abändern und findet dann sofort alle Informationen zur Aufgabe auf einen Blick.

Gut ist ebenfalls, dass nur autorisierte E-Mail-Adressen zum Empfang von Aufgaben zugelassen werden. Hier kann man zum einen einzelne E-Mail-Adressen freischalten, zum anderen lassen sich aber auch komplette Domains freischalten (beispielsweise @productivitymind.de).

Jetzt seid ihr an der Reihe! Welche Funktionen verwendet ihr wie zum Erstellen von Aufgaben? Ich freue mich auf eure Kommentare 🙂

PS: In den nächsten beiden Artikeln widmen wir uns Produktivitätstechniken und wie man diese mit ToDoIst umsetzen kann!

Fabian Arndt

Fabian Arndt

Autor bei PRODUCTIVITMIND und Gründer von local101

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Fabian ist Autor für PRODUCTIVITYMIND. Neben seiner Arbeit an PRODUCTIVITYMIND ist Fabian Geschäftsführer einer Werbeagentur für lokales Marketing und unterstützt zahlreiche Firmen und Projekte mit seiner Fachkenntnis.

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