Fokus oder Multitasking – warum du beides brauchst

Wie du Multitasking und Fokus in Einklang bringen kannst und warum Multitasking manchmal sogar förderlich ist.

Wie viele Fenster hast du gerade auf deinem Rechner geöffnet? Wenn du so bist, wie die meisten von uns, dann würde ich raten, dass du zumindest einige Webseiten geöffnet hast, dein Mailprogramm, ein paar Dokumente, höchstwahrscheinlich Facebook und nebenbei noch ein paar andere Programme.

Und dann betrachte deine Umgebung! Liegt dein Telefon in der Nähe? Dein Kindle, eine angefangene Zeitschrift oder ein Buch? Dein iPod oder iPad? Läuft im Hintergrund eventuell sogar noch dein Fernseher oder Musik?

An dieser kleinen Situationsanalyse merkst du bereits, dass wir fast schon schutzlos der Macht der Multitasking-Verlockung ausgeliefert sind. Und wohingegen in den meisten Artikeln dieser Art negativ von Multitasking gesprochen wird, möchte ich dir in diesem Artikel schildern, wie du Multitasking und Fokus in Einklang bringen kannst und warum Multitasking manchmal sogar förderlich ist.

Du lernst:

Legen wir los:

Warum wir Multitasking betreiben

Es fühlt sich so an, als hätten wir eine schier unüberwindbare Menge an Aufgaben, die wir täglich erledigen müssen. Wenn du alle Aufgaben aufschreiben würdest, die du erledigen musst, und die Zeit zusammenrechnen, die du für die Erledigung insgesamt benötigst – würde dir ein kompletter Tag dafür reichen?

Für die meisten von uns lautet die Antwort „Nein“. Aus diesem Grund tendieren wir zu Multitasking, was nichts anderes bedeutet als mehr als eine Aufgabe zur selben Zeit zu erledigen. Multitasking steht für kleine Dinge wie Kaugummi beim Laufen zu kauen und reicht bis zum Telefonieren, während du Fernsehen schaust, kurze E-Mails in Business-Meetings zu schreiben oder zwischen mehreren wichtigen Aufgaben hin- und herzuspringen.

Aus welchen Gründen Multitasking negativ betrachtet wird

Betrachtet man Multitasking im Zusammenhang mit Produktivität, dann treten einige negative Faktoren zutage, die uns am produktiv sein hindern bzw. dieses erschweren. Ich möchte sie dir hier in Kurzform darstellen:

Multitasking schädigt dein Gehirn

Zugegeben, dieser Punkt ist der kontroverseste in dieser Auflistung.

Auf der einen Seite wird davon ausgegangen, dass unser Gehirn sich nicht auf zwei Aufgaben gleichzeitig konzentrieren kann. Wir denken zwar, dass wir es könnten, aber unser Gehirn springt bei mehreren Aufgaben förmlich von einer Aufgabe zur nächsten und fokussiert sich nur für einen kurzen Zeitabschnitt auf die jeweilige Aufgabe. Konstante Unterbrechungen (und nichts anderes ist Multitasking für unser Gehirn) fördern ein erhöhtes Stresslevel.

Auf der anderen Seite sind aber auch diejenigen, die es schaffen „den Moment zu leben“, niemals dabei, sich nur auf exakt das zu fokussieren, was unsere Körper mit jeder Aktion machen.

Viele Neurowissenschaftler gehen davon aus, dass unser Verstand in Einheiten oder Modulen organisiert ist, die sogenannte Subroutinen ausführen. Unser Frontallappen orchestriert die sogenannten ausführenden Funktionen unseres Verstandes und schreibt Aufgaben Ressourcen zu. Es ist also nahezu unmöglich, dass unser Gehirn nur mit einem einzigen Fokus arbeitet.

An welcher Stelle aber auch die Neurowisschenschaft der oberen These Recht geben muss: Das Risiko, dass Multitasking sogar gefährlich ist, kommt dann ins Spiel, wenn wir von unseren kognitiven Ressourcen zu viel verlangen.

Wenn die „kognitive Belastung“ also überhand nimmt, wird die Performance einer Aufgabe darunter leiden und es treten folgende Dinge auf:

  1. Aufgaben dauern länger
  2. Wir machen mehr Fehler
  3. Wir haben mehr Stress

Du musst folglich darauf achten, dass du dein Gehirn nicht überlastest und für Multitasking die richtigen Momente auswählst.

Multitasking macht dich unproduktiver

Wie du bereits gesehen hast, ist Multitasking noch nicht einmal das passende Wort. Passender wäre etwas wie Aufgabenswitching oder dergleichen, da unser Verstand von einer Aufgabe zur nächsten wechselt, bis diese Aufgaben abgeschlossen sind.

Dadurch geht eine Menge Konzentration und entsprechend Zeit verloren. Kennst du das, wenn du am Schreiben einer Arbeit, Email oder sonstigem bist, zwischendrin eine andere Aufgabe erledigst oder abgelenkt bist und dir deinen gerade davor geschriebenen Absatz noch einmal durchlesen musst, weil du nicht mehr weißt, was du gerade erst geschrieben hast? Herzlichen Glückwunsch! Dann hattest du in diesem Moment gerade deinen Fokus verloren 😉

Multitasking verführt dich zum Betrügen

Okay, „Betrug“ ist als Wort vielleicht ein wenig harsch gewählt, aber betrügen (ob absichtlich oder nicht sei dahingestellt) beginnt dann, wenn du Flüchtigkeitsfehler begehst, die dir normalerweise nicht passieren würden.

In ihrem Artikel „The true cost of multi-tasking“ spricht Susan Weinschenk von Folgendem:

„(you) make more errors when you switch than if you do one task at a time. If the tasks are complex then these time and error penalties increase.”

Multitasking macht dich natürlich nicht per se unehrlich oder verwandelt dich in einen Betrüger, aber es nimmt dir Zeit und Zeitmangel verführt dazu, dass du gewisse Abkürzungen wählst. Und diese können zu Problemen für dich werden!

Klingt das immer noch zu abstrakt? Dann möchte ich nur ein paar Worte einwerfen wie die Verwendung von Bildern, für die du keine Lizenzrechte hast, das Plagiatisieren von Textelementen, die zu schnelle Aufbereitung von alten Texten zu neuen oder das Erfinden von Ausreden gegenüber Kunden.

Multitasking lässt dich mit Tools arbeiten, die nicht unbedingt gut für dich sind

Da wir glauben, dass Multitasking gut oder zumindest notwendig sei, verwenden wir Tools, die uns in unserer Produktivität „unterstützen“, um so viel wie möglich zu erledigen. Unglücklicherweise helfen uns diese Tools nicht, seien es jetzt Webseiten, Programme, Apps oder ähnliches, sondern arbeiten gegen uns.

Wir realisieren zum einen erst sehr spät, dass unsere verwendeten Tools oftmals nicht gut sind. Multitasking gibt uns das Gefühl, sehr beschäftigt zu sein, und lässt uns oft mit dem guten Gefühl zurück, dass wir viel gearbeitet haben, dadurch gute Arbeiter sind und das unsere Produktivität fördert. Es zählt aber nicht die aufgebrachte Zeit, sondern das Resultat deiner Arbeit in Verbindung zur aufgewendeten Zeit. Den meisten von uns wird deshalb regelmäßig schlecht, wenn sie sich ihre nicht enden wollende To-Do-Liste anschauen.

Wenn wir aber mit Multitasking aufhören würden, würden wir feststellen wie schlecht unsere Tools teilweise sind!

Aus diesem Grund ist dieser Artikel ein klares Plädoyer dafür, Tools für spezifische Zwecke zu nutzen. Tools für spezielle Verwendungen können dich vor Multitasking und Multiswitching schützen, da sie nur dem deiner Aufgabe dienlichen Zweck nutzen. Sie sind so gebaut, dass sie die Richtung unterstützen, in die deine Aufgabe gehen muss.

Ich meine hiermit in meinem Fall beispielsweise spezielle Programme zum ablenkungsfreien Schreiben, Tools zum Sperren von Webseiten wie Rescue Time oder ähnliches. Spezifische Tools verhindern, dass du in deinem Browser von Tab zu Tab und Programm zu Programm springst und dabei zusätzlich Gefahr läufst, nebenbei noch einmal kurz deinen Facebook-Feed zu checken.

Der Rahmen für „gesundes“ Multitasking

Nach so viel negativem Feedback zu Multitasking stellen sich hier natürlich zwei Fragen: Solltest du Multitasking überhaupt betreiben? Und falls ja: in welchem Rahmen solltest du multitasken?

Die erste Frage beantworte ich aus meiner persönlichen Perspektive mit „Ja“! Was zur zweiten Frage des richtigen Rahmens führt: Multitasking kannst du immer dann „sicher“ betreiben, wenn du die notwendigen (kognitiven) Ressourcen dazu hast.

Das betrifft vorrangig die meisten unserer täglichen, gewohnheitsmäßigen Aufgaben. Ein gutes Beispiel ist hierbei zu kochen und nebenbei die Spülmaschine auszuräumen. Zwar musstest du initial sowohl kochen als auch Spülmaschine ausräumen lernen. Diese beiden Tätigkeiten sind aber soweit habitualisiert, sprich: zur Gewohnheit geworden, dass du sie ohne Probleme gleichzeitig ausführen kannst und dich dabei nicht zu sehr kognitiv belastest. Aber auch hier gibt es natürlich eine Einschränkung bzw. wirst du das eventuell selbst auch schon festgestellt haben: versuchst du ein Gericht zu kochen, das du zum ersten Mal machst und welches zusätzlich noch etwas ausgefallener und schwieriger zu kochen ist, wirst du Probleme in deinem Spülmaschinenzeitmanagement bekommen, da viele Kochschritte des neuen Gerichts noch nicht zur Gewohnheit geworden sind.

Aber gehen wir von einem normalen Gericht aus. Da stehst du also zwischen Gemüse schneiden, Wasser kochen und räumst in kurzen Zwischenpausen Teller in den Schrank. Warum solltest du dich nicht um diese Probleme kümmern, für die du während deiner Arbeit oder in anderen kognitiv belastenden Situationen keine Energie hattest?

Es ist sogar so, dass du manchmal besser im Problem lösen bist, wenn du eine kurze Zwischenpause einlegst. Erinnere dich an die Situationen, in denen dir der Name einer Person förmlich auf der Zunge lag, du aber einfach nicht darauf gekommen bist. Nur um ihn ein paar Minuten später auf einmal wie aus dem Nichts heraus zu wissen, wo du doch eigentlich gerade aufgehört hattest darüber nachzudenken.

Ähnlich ist es, wenn du dich kurzzeitig aus einer Situation löst, um sie später erneut anzugehen. Die Chance ist groß, dass du einen dieser magischen „Aha“-Momente hast, wenn du gerade etwas völlig anderes machst.

Dich kurz von deinem Schreibtisch zu trennen und beispielsweise einen kurzen Spaziergang durch den Park zu machen, gibt dir eine mentale Entspannungspause und lädt deine Batterien wieder auf.

Und wohl jeder von uns kennt die sogenannte „Betriebsblindheit“: du wirst mehr Fehler in einem Dokument entdecken, wenn du kurz deinen Fokus wechselt und dein Dokument danach mit einem klareren Blick betrachtest. Also update ruhig zwischenzeitlich deinen Facebook-Status! Wenn du frustriert bist, hilft dir vielleicht Kontakt zu deinen Freunden oder deiner Familie, um dich wieder hochzubringen.

Sei dir bei all dem nur immer des richtigen Zeitpunkts bewusst! Multitasking ist nur ein weiteres Tool in deiner Werkzeugkiste. Du würdest niemals einen Schraubenzieher verwenden, um einen Nagel in die Wand zu hämmern. Oder wie es der Psychologe Shelley Carson ausdrückt:

„The ideal situation is to be able to multitask when multitasking is appropriate, and focus when focusing is important.“

Finde für dich selbst heraus, in welchen Momenten Multitasking angebracht ist und in welchen Momenten du den Fokus halten und dich auf eine oder zwei Kernaufgaben konzentrieren musst. Du solltest niemals, bis auf kurze Pausen, ins Multitasking wechseln, wenn du dich gerade in einer Konzentrationsphase befindest und deinen Fokus halten solltest.

Wie du Multitasking effektiv für dich nutzen kannst

Wie du gesehen hast, ist Multitasking nicht per se böse, sondern kann in manchen Situationen sogar förderlich sein. In diesen Abschnitt möchte ich dir deshalb noch ein paar Anreize geben, wie du Multitasking effektiv für dich nutzen kannst. Denn durch Multitasking kannst du durchaus sowohl Zeit und Geld sparen als auch deine Motivation erhöhen.

Zeit sparen

Der Schlüssel beim Zeit sparen liegt im richtigen Mix von Aktivitäten. D.h. du solltest Aufgaben bündeln! Dies geht sowohl mit kombinierten Aufgaben, die eine höhere kognitive Belastung mit sich bringen, einer Mischung aus gewohnheitsmäßigen und kognitiv herausfordernden Aufgaben oder dem gleichzeitigen Abarbeiten von kognitiv wenig belastenden Aufgaben.

Kombinierte Aufgaben mit einer höheren kognitiven Belastung sind zum Beispiel Rechercheaufgaben. Es spricht nichts dagegen, dass du erst eine Recherche zu Thema A durchführst und dann deinen Fokus auf die Recherche zu Thema B lenkst. Natürlich sind die Themengebiete unter Umständen komplett verschiedenen, aber das Durchführen der Recherche als Aktivität an und für sich folgt der gleichen Arbeitsweise, ganz gleich ob zu Thema A oder Thema B, was deinen Verstand relativ leicht zwischen beiden Themengebieten switchen lässt.

Wichtig ist dabei, dass du nicht mehr als zwei „große“ Aufgaben miteinander kombinierst. Stellst du bei dir selbst fest, dass du mit zwei komplexen Aufgaben zeitgleich nicht zurecht kommst, dann kombiniere Aufgaben, die dich in irgendeiner Art und Weise nach ihrem Abschluss belohnen.

Etienne Koechlin erklärt dazu Folgendes:

„Task complexity itself does not prevent from dual-tasking. People should be able to switch back and forth between two complex tasks (by postponing one while executing the other one), provided that the incentive of pursuing each task is large enough.“

Mische komplexe und einfache Aufgaben. Der Schlüssel ist hierbei, dass du komplexe Aufgaben mit solchen mischst, die deinen Verstand quasi auf Autopilot laufen lassen.

Das kann zum Beispiel Joggen als gewohnheitsmäßige Aufgabe sein und das Hören von Podcasts während des Joggens als komplexere Aufgabe. Oder du machst dir einen Tee, während du mit einem Kunden telefonierst. Du könntest auch gedanklich die Outline deines nächsten Blog Posts skizzieren, während du einen Spaziergang machst.

Nimm dir am besten ein wenig Zeit und überlege persönlich für dich, welche leichten, mittleren und schweren Aufgaben du regelmäßig bewältigen musst und erstelle dir eine Strategie, welche Aufgaben du wie unter Umständen mischen und kombinieren kannst.

Leichte Aufgaben zusammen ausführen kannst du eigentlich jederzeit ohne Probleme. Aber das einfache Mischen von Aufgaben kann hier natürlich schnell zur absoluten Zeitverschwendung werden. Facebook zu checken, während du Fernsehen schaust, zähle ich deshalb nicht unbedingt mit dazu 😉

Um hier effektiv zu sein, solltest du dir vorher überlegen, welche Aufgaben du sinnvoll verbinden kannst, um möglichst viel Zeit zu sparen, und dir am besten einen Ablaufplan erstellen. Um ein Beispiel anzuführen, könnte deine Haushaltsreinigung so vonstattengehen:

  1. Starte die Waschmaschine
  2. Weiche dein Geschirr ein
  3. Sauge dein Wohnzimmer
  4. Wasche dein Geschirr ab
  5. Sauge dein Schlafzimmer
  6. Packe die Wäsche in den Wäschetrockner oder auf den Wäscheständer und so weiter und so fort

Geld sparen

Mit Multitasking Geld sparen? Ja, das geht durchaus!

Versetze dich kurz in die Lage eines Unternehmers. Du benötigst beispielsweise eine Person, die Gäste in Empfang nimmt, Emails bearbeitet und hin und wieder Anträge ausfüllt oder Rechercheaufgaben für dich übernimmt.

Natürlich kannst du für jeden Bereich eine eigene Person einstellen, es macht hier aber durchaus Sinn eine Person zu suchen, die es schafft, diese drei Aufgaben, die nicht allzu komplex sind, miteinander zu kombinieren.

Im Umkehrschluss bedeutet das aber auch, dass du von deinen Mitarbeitern nicht die „eierlegende Wollmilchsau“ erwarten solltest. Natürlich geht es gerade bei Start-Ups aus finanziellen Gründen oft nicht anders. Ich als junger Existenzgründer befinde mich gerade persönlich in der Situation, dass ich Akquise, Umsetzung, Kundenservice und Marketing bis hin zur Buchhaltung in meiner Person vereine. Da es zu viele verschiedene Bereiche sind, die von der Expertise her nicht wirklich zu vereinbaren sind, versuche ich seit geraumer Zeit Aufgaben outzusourcen. Was mir wiederum Spielraum gibt, um mein Geschäft zu skalieren. Lege ich meinen Fokus nur noch auf Akquise und Projektmanagement, kann ich das operative Tagesgeschäft weitestgehend aus der Hand geben. Was durch Löhne, etc. natürlich gesteigerte Kosten bedeutet, aber auch mehr Umsatz abwirft und unter dem Strich mehr Gewinn entsteht.

Was es bei deinen Mitarbeitern unbedingt zu vermeiden gilt, ist eben das Gefühl, dass sie mit ihren Aufgaben nicht mehr hinterherkommen, nur weil die verschiedenen Tätigkeitsbereiche zu spezifisch sind. Niemand kann Experte für ämtliche Themengebiete sein und voll und ganz perfekt abdecken. In meiner vorletzten Festanstellung betreute ich erst den Affiliate- und Kooperationsbereich. Dieser wurde dann um Google AdWords und Preisvergleiche erweitert. Bis zum Schluss noch die Betreuung und Bespielung von Live-Shopping-Portalen und Suchmaschinenoptimierung dazu kam und ich „nebenbei“ noch für die Endabnahme sämtlicher Werbetexte und Druckerzeugnisse verantwortlich war. Das Gefühl in mir? „Es wächst mir über den Kopf und ich weiß kaum noch, welche Baustelle ich als erstes angehen soll.“ Worunter dann natürlich auch die Qualität meiner Arbeit gelitten hat.

Motivation erhöhen

Seien wir ehrlich zu uns selbst: manche Aufgaben machen einfach keinen Spaß! Du kennst es vielleicht auch bei dir, dass du manche Aufgaben liegen und liegen und liegen lässt. Nicht weil sie zu komplex wären. Sondern weil dir diese Art von Aufgaben keinerlei Freude bereitet.

Das sind bei mir persönlich die Aufgaben, bei denen ich mich am wenigstens fokussieren kann und regelrecht merke, wie ich mich versuche abzulenken und andere, wohlwollendere Dinge vorziehe. Wie sonst kommt es zum Beispiel bei Studenten dazu, dass in Prüfungsphasen auf einmal der wöchentliche Abwasch, das Aufräumen des Zimmers oder das dringende Sortieren von seit anderthalb Jahren rumstehenden Umzugskisten, die nicht ein einziges Mal in dieser Zeit angerührt wurden, auf einmal zur absoluten Top-Priorität erklärt wird?

Mische deshalb dir Freude bereitende Tätigkeiten mit solchen, die du ungerne erledigst! Um auf das Beispiel „Lernen“ zurückzukommen, fanden Zheng Wang & John M. Tchernev in einer Studie heraus, dass erwartete Belohnungen das Durchführen einer Tätigkeit wesentlich befriedigender erscheinen lässt. Zheng Wang erklärt dazu:

„They are not being more productive—they just feel more emotionally satisfied from their work… [Students] felt satisfied not because they were effective at studying, but because the addition of TV made the studying entertaining. The combination of the activities accounts for the good feelings obtained… they get an emotional reward that keeps them doing it.“

Natürlich ist Lernen und dabei Fernsehen zu schauen nicht das beste Beispiel, wenn es um Produktivität geht. Aber zwischenzeitlich zu deiner To-Do-Liste zu switchen, um erledigte Aufgaben abzuhaken, kann dich enorm motivieren. Du könntest auch deine E-Mails checken, während du einen kurzen Spaziergang machst. Oder beim Lesen von Fachliteratur Musik hören. Achte bei Musik in Kombination mit Lesen nur darauf, dass sie möglichst ohne Lyrics auskommt, da beide Aktivitäten das Sprachzentrum deines Gehirns aktivieren.

Der Schlüssel ist hier, dass du die richtigen „Belohnungsaufgaben“ mit produktiven Aufgaben mischst.

Die dadurch entstehenden Emotionen sind vielleicht auf den ersten Blick nicht immer zu hundert Prozent produktiv. Aber sie können sehr hilfreich sein, wenn es um das Bild des großen Ganzen geht.

Nun zu dir!

Welche Erfahrungen hast du persönlich mit Multitasking gemacht. In welchen Situationen fällt es dir schwer, den Fokus zu behalten? Welche Aufgaben liegen dir überhaupt nicht und wie könntest du sie für dich angenehmer gestalten?

Ich freue mich über deine Antworten in den Kommentaren! 🙂

Liebe Grüße,
Fabian

Fabian Arndt

Fabian Arndt

Autor bei PRODUCTIVITMIND und Gründer von local101

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Fabian ist Autor für PRODUCTIVITYMIND. Neben seiner Arbeit an PRODUCTIVITYMIND ist Fabian Geschäftsführer einer Werbeagentur für lokales Marketing sowie Gründer von Mein Leipzig, einem City-Portal für Leipzig.

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