Was du über deinen Workflow wissen solltest

Die wichtigsten Dinge die du für einen effektiven Workflow beachten musst.

Ich habe einen Freund, der heißt Ben. Er ist Langschläfer und Morgenmuffel. Darum stellt er sich, immer, wenn er einen frühen Termin (vor 11 Uhr) hat, drei Wecker, die im Abstand von fünf Minuten klingeln.

Nutzt ihm das etwas?

Nun, der erste Wecker klingelt – er lässt ihn. Das gleiche gilt für den zweiten. Beim dritten reagiert er zwar, denkt sich aber: „Ein paar Minuten noch“. Und dreht sich auf die andere Seite.

Nach weiteren 15 Minuten schreckt Ben dann wie vom Blitz getroffen hoch, springt aus dem Bett und stößt sich erst einmal den Kopf an der Zimmerschräge über seinem Bett. Dann hechtet er unter die Dusche, zieht sich an, trinkt schnell einen Kaffee und hetzt zu seinem Termin.

Auf dem Weg dorthin drängelt und hupt er und kommt so eine Minute vor seinem Termin abgehetzt und fertig an.

Guter Workflow sieht anders aus. In diesem Artikel lernst du:

Legen wir los:

Was genau ist Workflow?

Aber was genau ist denn Workflow? Wie so häufig hilft ein Blick in den Duden. Hier finden wir folgende Definition von Workflow:

  1. (Fachsprache) Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge bzw. Geschäftsprozesse in Unternehmen und Behörden mit dem Ziel größtmöglicher Effizienz
  2. (EDV) Arbeitsablauf bei Computerprogrammen

Aha? Es geht also um Arbeitsabläufe und wiederkehrende Prozesse. Also wichtige Bestandteile nicht nur im privaten, sondern auch im Arbeitsumfeld. Wir haben täglich mit verschiedenen zu tun und das kann schon am Morgen losgehen, wie das Beispiel von Ben zeigt.

Schauen wir uns doch mal sein Beispiel an, um zu sehen, was wichtig ist im Zusammenhang mit Workflow.

Was ist wichtig in Bezug auf Workflow?

Ben hat einen Termin, er ist Langschläfer und Morgenmuffel, stellt sich den Wecker und kommt trotzdem zu spät. Warum ist das so? Weil er nur reaktiv und nicht proaktiv ist. Er hat kein Morgenritual, sondern lässt sich treiben. Er hat keinen Plan und auch kein System nach dem er vorgeht.

Er macht sich nicht klar, dass gerade er als Langschläfer und Morgenmuffel einen Ablauf braucht, der ihm in die Hand spielt.

Was kann er also tun um seinen Workflow zu verbessern?

Wie kann guter Workflow aussehen?

Ben weiß ja, dass er ein Morgenmuffel ist und Probleme mit dem Aufstehen hat, so wäre die erste Möglichkeit die er hätte, er könnte einfach keine frühen Termine mehr eingehen. Hanna, eine gute Freundin von mir, macht genau das. Sie nimmt keine Termine mehr an vor 10:30. Seitdem sie das macht ist sie viel entspannter.

Zurück zu Ben.

Er könnte früher zu Bett gehen, sich seine Sachen schon am Abend zuvor herauslegen und sich auch sein Frühstück schon weitestgehend vorbereiten.

Also fassen wir mal zusammen, was einen guten Workflow ausmacht:

  1. Er ist proaktiv
  2. Er beruht auf einem System
  3. Er ist vorausschauend
  4. Er bringt Ruhe ins Leben

Jetzt stellt sich natürlich gleich die nächste Frage. Sie lautet:

Und wie komme ich jetzt zu einem guten Workflow?

In dem du analysierst und optimierst. Schau dir genau an, welche Prozesse du im privaten wie im beruflichen Tag für Tag durchläufst. Dann mach dir deutlich, wo du Möglichkeit hast die Prozesse zu optimieren oder neu zu gestalten. Du glaubst gar nicht, wie viel Zeit du so gewinnen kannst. Ich möchte dir das einmal an drei Beispiele zeigen.

Beispiel 1: Das Morgenritual

Wie genau läuft das bei dir morgens ab? Gehst du entspannt und ausgeruht aus dem Haus? Freust du dich auf den Tag, bist proaktiv und guter Laune?

Oder gehst du schon abgekämpft aus dem Haus, hast keine Lust und wünscht dir der Arbeitstag wäre vorüber?

Beispiel 2: Dein Arbeitstag

Kommst du an der Arbeit an, wirst gleich von allen in Beschlag genommen? Dein Mailkonto läuft über und abends weißt du gar nicht, was du alles geschafft hast. Oder sorgst du dafür, dass du Freiräume hast und Prioritäten, um zunächst deine wichtigen Aufgaben abzuarbeiten und dann die der anderen.

So das du abends genau weist, was du geschafft hast und ruhig und entspannt nach Hause fahren kannst, um dich um deine Familie, Freunde oder Hobbies zu kümmern. Und nicht noch daran denkst, was alles unerledigt auf dich wartet.

Beispiel 3: Wiederkehrende Prozesse

Wie arbeitest du deine E-Mails ab? Wie bearbeitest du Anfragen? Sicherst du deine Daten?

Dies waren drei Beispiele, aber es gibt noch weitere Bereiche in deinem Leben die du optimieren kannst.

Wo sind die Grenzen des Optimierens?

Nun natürlich ist es wichtig, dass du dir deinen täglichen Workflow anschaust und überprüfst, ob du etwas besser machen kannst. Aber es gibt Grenzen. Vor allen in diesen Bereichen:

  • Pause/Erholung
  • Gespräche
  • Planung

Ohne Pausen geht gar nichts

Klar, du hast jetzt Blut geleckt und möchtest sofort anfangen deinen Workflow zu optimieren und Pausen und Erholung werden ja eh überbewertet. Oder, etwa doch nicht? Schauen wir doch mal in einen anderen Bereich in dem ständig optimiert wird. Im Sport. Ich mache sehr viel Sport (5 – 6 Mal die Woche). Hierbei ist es wichtig, dass ich nicht zu viel trainiere.

Denn, ansonsten haben die Muskeln nicht genügend Zeit sich zu erholen, deshalb ist es wichtig immer wieder Pausen einzulegen. Zum Beispiel zwei Tage Training, ein Tag Pause. Oder fünf Tage Training, zwei Tage Pause.

Und das was im Sport gilt, gilt auch beim Lernen oder Arbeiten. Wir brauchen Energie, so wie ein Akku nicht immer unter Volldampf laufen kann und irgendwann einmal leer ist und dann wieder aufgeladen werden muss.

Und ohne miteinander zu sprechen kannst du deinen Arbeitsfluss ebenfalls nicht optimieren.

Reden ist Gold, schweigen ist nicht gut

Kennst du das? Dein Vorgesetzter kommt zu dir und gibt dir den Auftrag etwas schnell und effektiv zu erledigen und geht dann wieder. Lässt dich mit deinen Fragen allein. Dabei wäre es wichtig zu wissen, bis wann der Auftrag erledigt werden sollte, welche Resultate sie haben möchte.

Und noch einiges andere. Hier lohnt es sich geradezu Zeit zu investieren und zu reden, um einen optimalen Workflow zu erreichen.

Und genauso wichtig ist gute Planung.

Ein Plan ist ein Plan ist ein Plan

Hä?! Ja genau so ging es mir auch als ich das erste Mal diesen Spruch hörte. Aber es ist viel dran. Ich habe als Ausbilder viel mit Arbeitsaufträgen zu tun. Diese werden definiert und dann von den Auszubildenden abgearbeitet.

Ein Auftrag hat, laut Definition, immer vier Seiten:

  • Analyse
  • Planung
  • Durchführung
  • Kontrolle

Die Erfahrung lehrt, je mehr Zeit in die Planung gesteckt wird, desto einfacher und effektiver ist die Durchführung. Und das gleiche gilt natürlich für die Optimierung des Workflows.

Kommen wir noch mal zurück zu Ben. Hätte er am Tag vor seinem Termin schon seine Kleidung herausgeholt und sein Frühstück vorbereitet (Planung), wäre er früher zu Bett gegangen (Pause/Erholung) und hätte er einen späteren Termin vereinbart (Reden), dann hätte er einen optimaleren Workflow gehabt und wäre entspannter zu seinem Termin gefahren.

Du willst mehr darüber wissen, wie du deinen persönlichen Workflow findest? Dann schau dir mal diesen Artikel an.

Dich interessiert, wie du ein Morgenritual entwickeln kannst? Dann schau dir mal das erste Kapitel aus „Die perfekte Morgenroutine“ an.

Mario Carla

Mario Carla

Autor bei PRODUCTIVITYMIND und selbstständiger IT-Berater

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Mario ist Autor bei PRODUCTIVITYMIND. Er ist selbstständiger IT-Lernstratege. Nicht die Vermittlung von Wissen, sondern von Fertigkeiten liegt ihm am Herzen. Dazu optimiert er ständig die Lernsysteme, mit denen er arbeitet, und die er vermittelt.

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